생성형 AI를 활용한 생산성 향상 USE-CASE : 생산 직군

최근 HRD 담당자들은 생성형 AI와 업무 자동화를 통해 조직의 생산성을 향상시키려는 다양한 시도를 하고 있습니다. 하지만 막상 현업에 도입하려고 하면, AI 기술에 대한 막연한 불안감과 함께 ‘우리 회사에 정말 효과가 있을까?’라는 의구심으로 인해 구체적인 추진을 주저하게 됩니다. 특히, 현업에서 실무에 바로 적용 가능한 구체적인 사례가 부족하다는 점은 HRD 담당자들이 가진 가장 큰 고민 중 하나입니다.

이러한 문제를 해결하기 위해서는 단순히 AI 기술을 이해하는 수준을 넘어, 실제 업무 환경에서 어떤 작업을 자동화할 수 있고, 그로 인해 얼마나 생산성을 높일 수 있는지를 명확히 보여주는 사례가 필요합니다.

이번 글에서는 화장품 및 건강기능식품 제조업 생산 직군의 다양한 생성형 AI의 활용 사례들을 소개하고자 합니다. 더불어 SAP와 같은 기업 내부시스템과 연계하여 추가적인 업무 효율화를 달성할 수 있는 가능성까지 함께 이야기 해보겠습니다.

1. 엑셀 VBA를 활용한 업무 자동화 성공 사례

① 생산실적 데이터 업데이트 자동화

화장품 및 건강기능식품 제조업에서 생산 및 품질 관리를 담당하는 실무자들은 매월 생산 실적 데이터를 관리하기 위해 많은 시간을 투자해왔습니다. 기존에는 매월 SAP 시스템에서 데이터를 수작업으로 다운로드하고 이를 다시 엑셀에 정리하는 과정을 반복하며 약 10시간의 업무 시간을 소모했습니다. 이를 개선하기 위해 엑셀 VBA 자동화를 도입하여 데이터 다운로드부터 데이터 정리까지 전 과정을 자동화했습니다.

그 결과, 업무 처리 시간이 월 2시간으로 단축되어 매월 8시간, 연간 약 96시간을 절약하게 되었고, 이는 근무일 기준 약 2주의 생산성 향상 효과로 나타났습니다.

② 월간 생산지표 업데이트 자동화

이 기업은 여러 사업장의 생산 데이터를 수작업으로 통합하여 월간 보고서를 작성하는 데에도 어려움을 겪었습니다. 기존 방식으로는 매월 약 4시간이 소요되었으나, 엑셀 VBA를 통해 데이터를 지정된 폴더에 자동으로 누적 저장하고, 데이터 기반의 그래프 생성과 보고서 대응 작업을 자동화했습니다.

이를 통해 보고자료 작성 시간은 월 10분으로 대폭 단축되었습니다. 결과적으로 매월 약 4시간, 연간 48시간의 업무 효율화가 이루어졌습니다.

③ 수주대장 업데이트 자동화

ERP 시스템에서 받은 데이터와 생산 실적 데이터를 결합하여 수주 관리 장부를 최신화하는 작업은 매월 10시간이 소요되는 반복적이고 번거로운 업무였는데요. 엑셀 VBA 자동화를 도입하여 데이터 추출과 최신화 작업을 모두 자동화함으로써 업무 소요 시간을 월 2시간으로 단축했습니다. 이 사례는 매월 8시간의 업무 단축과 연간 약 96시간의 생산성 향상을 이루었습니다.

④ PPT 회의자료 병합 자동화

기존에는 담당자별로 받은 PPT 파일을 수작업으로 병합하고, 미제출 자료를 일일이 확인하는 작업에 매월 1시간 이상이 소요되었습니다. 엑셀 VBA 자동화를 통해 PPT 슬라이드를 자동 병합하고, 미제출된 자료의 담당자까지 자동으로 확인할 수 있도록 개선했습니다. 이로 인해 회의자료 작성 업무는 월 5분으로 줄어들었으며, 연간 약 12시간의 업무 효율을 높일 수 있었습니다.

2. 생성형 AI 활용한 업무 지능화 사례

① GPT 기반 AI 챗봇을 통한 업무 효율화

생산 현장에서 이슈가 발생할 때마다 처리 방식에 대한 공식 매뉴얼이 없어 담당자에게 직접 문의하는 일이 반복되면서, 이 과정에만 매월 약 10시간의 업무 시간이 소모되었습니다. 이를 해결하기 위해 GPT를 활용한 AI 챗봇을 도입하였고, 공장 내부의 각종 이슈에 대한 신속하고 정확한 답변이 자동으로 이루어지게 되었습니다.

결과적으로 업무 소요 시간은 월 5분으로 크게 단축되었으며, 연간 약 120시간의 생산성 향상과 협업 효율성을 높이는 결과를 얻었습니다.

3. SAP 시스템 연계 업무 자동화의 추가 가능성

엑셀 VBA 기술을 SAP 시스템과 연계하여 활용할 경우, 업무 효율화를 더욱 극대화할 수 있습니다. 기존에는 SAP 시스템에서 데이터를 다운로드하거나 입력하는 작업을 반복해서 수동으로 수행했지만, 엑셀 VBA를 활용하여 클릭 한 번이면 자동으로 데이터를 다운로드하거나 엑셀에서 관리된 데이터를 SAP에 입력할 수 있습니다. 이를 통해 업무 프로세스의 속도와 정확성을 획기적으로 개선할 수 있습니다.

아래 이미지는 엑셀 VBA로 SAP 업무를 자동화 한 실제 사례로, HRD 담당자들이 이 가능성을 현업에 적극적으로 도입할 수 있도록 독려합니다.

USE-CASE는 AI 변화추진의 핵심

이와 같은 구체적이고 실질적인 업무 자동화 및 생성형 AI 활용 사례들은 HRD 담당자들이 조직 구성원의 업무 생산성을 획기적으로 높일 수 있는 강력한 도구가 됩니다. 단순히 기술을 소개하는 차원을 넘어 실제 현업에서의 적용 가능성을 명확히 보여줌으로써 직원들의 적극적인 참여와 협력을 이끌어낼 수 있게 되는 것입니다.

조직의 AX를 성공적으로 추진하기 위해서는 구체적인 성과와 효율성 개선 효과가 분명한 사례를 바탕으로 교육과정을 구성하는 것이 필수적입니다. 이를 통해 조직 구성원들이 자동화와 생성형 AI 기술의 가치를 직접 체감하고 수용함으로써, 궁극적으로는 조직의 경쟁력을 크게 향상시킬 수 있습니다.