AI 교육 회사의 AI 실무 활용법 : 포텐스닷 교육운영팀 USE CASE

매일 다양한 기업에 AI 실무 활용 교육을 제공하고 있는 코멘토 포텐스닷의 구성원들은 실제로 업무에 AI를 얼마나, 어떻게 활용하고 있을까요?

교육을 만드는 사람들부터가 AI의 무한한 가능성을 인지하고, 또 실제로 업무에 제대로 활용하고 있어야 교육 대상자의 Painpoint에 깊이 공감하며 완성도 높은 교육을 제공할 수 있는데요. 포텐스닷은 모든 구성원이 스스로의 문제를 정의하고, 이를 해결하고자 AI로 유즈케이스를 만들고 활발하게 공유하고 있습니다.

앞으로 종종, 몇 편에 걸쳐 포텐스닷의 구성원들은 실제로 어떻게 AI를 실무에 활용하고 있는지 그 유즈케이스들을 업무별로 분류하여 공유해볼 예정입니다.

오늘은 그 첫 번째 이야기로, 교육 및 사업 운영 업무에서의 AI 활용 사례 세 가지를 소개합니다.

1. 교육매니저 창환님의 기업교육 일정 관리 전용 캘린더 개발

창환님은 포텐스닷 기업교육의 운영을 담당하고 있습니다. 원래는 구글 캘린더를 통해 기업 교육 일정을 관리했지만, 진행 교육의 수가 늘어나면서 여러 일정이 겹치기도 하고, 여러 차수에 걸쳐 교육이 진행될 경우에는 캘린더에 해당 일정을 일일이 등록해야 했습니다. 그로 인해 누락이나 오류가 발생하기도 하고, 반복적인 업무로 인한 비효율을 느끼게 되었습니다.

창환님은 이러한 비효율을 없애고자, 개발 지식이 전혀 없는 상태에서 ChatGPT와 포텐스닷 자체 LLM의 도움을 받아 ‘기업교육 일정관리 전용 웹앱’을 직접 구현했습니다.

*포텐스닷은 데이터 자동 삭제 기능으로 보안이슈를 해결한 자체 LLM을 개발하여 활용·제공하고 있습니다.

이 웹앱은 다음과 같은 기능을 갖추고 있습니다:

• 여러 차수의 교육 일정을 한 번에 등록: 한 교육이 여러 회차로 구성될 경우, 모든 회차를 한 번에 입력할 수 있으며, 강사나 장소가 다른 경우에도 각 회차별로 커스터마이징 가능
• 중복 일정 확인 기능: 일정 입력 시 기존 일정과 겹치는 경우, 경고 알림 팝업을 통해 더블체크 가능
• 자동 생성 및 초대: 설정한 규칙에 따라 자동으로 일정이 생성되고, 관련자에게 캘린더 초대가 자동 발송됨
• 어드민 페이지 기능: 교육명, 강사, 일정 등을 키워드로 검색 가능하고, 일괄 수정 및 삭제가 가능함
• 과거 이력 확인: 특정 기업명으로 검색 시, 해당 기업과 진행했던 이전 교육의 시기, 주제, 담당자 등을 손쉽게 조회할 수 있어 연속성 있는 맞춤형 교육 기획이 가능함

이 기업교육 전용 캘린더 개발은 창환님의 업무효율화 니즈에서 출발했지만, 기업교육팀 전체의 업무 효율을 눈에 띄게 향상 시켰습니다.

창환님은 이 캘린더를 개발하는데 딱 2시간이 걸렸다고 하는데요. 이 캘린더를 배포하면서 "만들다 보니 너무 재밌어서 멈출 수가 없었다"고 짧은 후기를 남겼습니다.

반복적인 일정 관리 업무에서 벗어나 더 중요한 일에 집중할 수 있게 된 것은 물론, AI를 활용해 업무 병목을 직접 해소하는 새로운 재미까지 찾을 수 있었다고 합니다.

2. 교육운영팀 리드 유빈님의 교육 담당자 자동 배정 시스템

유빈님은 신규 기업 교육 요청이 들어오면, 해당 기업과 소통하며 교육을 준비할 교육 운영 담당자를 배정해야 합니다. 이 때, HRD 출신인 유빈님은 담당자별 업무 부하, 기업의 규모와 난이도, 지역, 기존 프로젝트 상황 등을 모두 고려해 최적의 매칭을 하고 있습니다. 기존에는 이 과정을 유빈님이 수작업으로 모두 진행했기에 놓치는 부분이 생기거나, 업무 현황을 분석하고 그에 따라 배정을 완료하는데까지 꽤 많은 시간이 소요되었습니다.

유빈님은 이 문제를 해결하기 위해 AI를 활용한 자동 배정 시스템을 직접 개발했습니다. 유빈님이 개발한 시스템은 아래와 같은 프로세스로 처리됩니다.

• 노션 DB와 연동: 교육 요청이 올라오면, 노션 데이터베이스에 저장된 각 담당자의 기업 수, 클래스 수, 진행 중인 프로젝트 상태 등을 기준으로 현재 배정 가능 상태를 분석
• 배정 기준에 따라 담당자 자동 배정: 기업 규모, 클래스 수, 난이도, 지역 등 사전에 정해둔 배정 기준을 반영해 가장 적합한 담당자를 자동으로 선정
• 자동 태그 및 댓글: 업무 툴에 자동으로 배정 결과를 요약한 댓글을 생성하고 선정된 담당자와 팀 전체를 태그하여 공유

이렇게 만들어진 교육 담당자 배정 자동화 시스템은 배정의 정확성과 속도를 획기적으로 향상시켰고, 반복적인 커뮤니케이션 리소스를 크게 절약해주었습니다.

최근들어 동시에 진행되는 교육의 수, 그리고 앞으로 진행해야 하는 신규 교육 요청의 수가 정말 많이 늘었음에도 불구하고 오히려 담당자 배정 프로세스는 더 깔끔하고 빨라졌는데요. 이 사례는 단순한 자동화를 넘어서, 합리적인 ‘판단’을 대신 수행해주는 씽킹파트너로서의 역할도 할 수 있음을 보여주었습니다.

3. 교육매니저 여진님의 인턴 프로그램 근태 관리 시스템 개발

여진님은 고용노동부의 일경험지원사업 중 하나인 ‘인턴즈’ 프로그램 운영을 담당하고 있습니다. 인턴즈 프로그램은 미취업 청년들에게 양질의 일경험을 제공하기 위한 것으로, 올해 75여개의 기업과 300명의 청년들이 함께할 예정입니다.

여진님은 매월 1회, 참여청년들의 출퇴근 출석부를 전달 받고 있었는데요. 한달에 한번, ‘월별 최종 출석 결과’만 사후에 전달 받다보니 참여청년들의 출석을 데일리로 확인하는 것이 불가능해 참여와 관련한 이슈를 실시간으로 대응할 수 없었습니다.

또, 사업 운영 방침상 근태 데이터를 시스템에 업로드해야 하는 추가 절차가 생기면서 행정적으로도 이중 업무가 발생했습니다.

여진님은 개발 지식이 전혀 없는 비개발자였지만, ChatGPT와 포텐스닷을 활용해 단 5시간 만에 이 문제를 해결할 근태 관리 웹앱을 직접 개발하여 배포했습니다. 이 웹앱은 다음과 같은 기능을 가지고 있습니다.

• 출근·퇴근 기록 자동화: 참여자가 출근하여 이 시스템에 자신의 이름을 입력하면, 이와 연결된 내부 구글 시트에서 자동으로 해당 참여자를 찾고, 제출 시간을 출근 시간으로 기록. 같은 날 두 번째 입력 시, 이를 퇴근 시간으로 자동 인식하여 기록
• 입력 제한 기능: 동일 날짜에 2회 초과 입력 시, ‘오늘 일자의 출퇴근 시간 기록이 완료되었습니다’라는 안내 문구 표시
• 개인 마이페이지: 청년들이 자신의 출결 내역을 직접 확인하고, 공가 및 결근을 신청할 수 있음. 출근 일수, 누적 근무 시간 등의 리포트를 제공해 자율적인 출결 관리를 유도

• 관리자 대시보드: 담당자는 검색만으로 참여 청년의 근태 기록과 공가/결근 신청 내역을 실시간으로 확인 가능

여진님이 개발한 이 시스템은 참여 청년들의 근태를 관리하는데 들었던 운영 리소스를 크게 절감했고, 누적 근무 시간과 공가 신청 등과 관련한 반복적인 문의를 줄여 핵심 업무에 더 집중할 수 있는 환경을 만들었습니다. 또, 참여 청년들이 직접 자신들의 근무 현황을 확인하고 스스로 근태관리를 할 수 있도록 독려했습니다.

(*인턴즈 참여청년은 전체 근무의 최대 20%까지만 공가 및 결석 사용 가능)

개발에 대한 지식 없이도 이런 시스템을 만들 수 있다는 자신감이 어떻게 생겼냐는 질문에 여진님은 “회사 내부에서 공유된 다양한 유즈케이스들을 보며 ‘이런 것도 AI로 가능하구나’ 하는 사례 학습을 할 수 있었다. AI와 함께 업무를 하면서 AI의 도움을 받을 수 있는 업무의 범위를 넓혀나갔고, 내가 가진 이 문제도 AI로 풀 수 있겠다는 확신이 생겼다.”고 답했습니다.

이 근태관리 웹앱을 만드는 과정에서 반복적인 오류를 만나며 어려움을 느끼기도 했지만, 포텐스닷과 GPT에게 번갈아가며 도움을 요청해 해결할 수 있었다고 하는데요. 최종 배포 전에는 모든 기능을 점검할 수 있는 오류 테스트 코드들 생성을 요청했고, 하나씩 테스트해보면서 꼼꼼하게 문제를 해결해나갔습니다.

여진님은 “AI를 활용해 팀 전체의 업무 생산성을 향상시키는 것과 동시에 내 스스로가 성장하고 있다는 점을 느낄 수 있다는 것이 가장 뿌듯하다”며 밝은 웃음을 지었습니다.

AI 교육에 자신 있는 이유 : 우리의 일상을 전하는 일

지금까지 포텐스닷은 경영지원, 사업개발, 교육 운영, 마케팅, 조직문화 등 다양한 영역에서 활용 가능한 수십개의 AI 유즈케이스를 직접 개발하여 활발하게 공유하고 있습니다. 이 유즈케이스들은 모두 비개발자인 구성원들이 직접 자신의 문제를 정의하고, ChatGPT와 포텐스닷을 활용해 개발에 대한 지식 없이도 스스로 만들어낸 솔루션입니다.

이 과정은 단순히 AI를 ‘도구’로 사용하는 것을 넘어섰습니다. 여진님이 그랬듯, 구성원 모두가 적극적으로 문제 해결을 위한 유즈케이스를 도출하고, 이를 공유하여 서로 학습해보는 것은 "나도 해볼 수 있겠다"는 인식을 갖게 했습니다. 그 결과, AI는 더 이상 전문가의 영역에서 그치지 않고, 실무자 모두의 업무 방식 속에 자연스럽게 녹아들고 있습니다.

이처럼 포텐스닷은 구성원들이 자발적으로 AI 활용 유즈케이스를 만들어 업무를 효율화하고, 새로운 아이디어를 실현해가며 그 무한한 가능성을 깊게 탐구해나가는 일을 일상적으로 하고 있습니다. 포텐스닷이 현업의 문제를 해결하는 맞춤형 과제 개발과 유즈케이스 도출을 바탕으로, 진짜 성과를 만드는 AI 교육을 자신있게 제공할 수 있는 이유입니다.

다음 편에서는, 포텐스닷이 실제로 AI 교육을 기획하고 설계하는 과정에서 어떻게 AI와 협업하고 있는지 그 이야기를 전해드리겠습니다.