생성형 AI를 활용한 생산성 향상 USE-CASE : 인사 직군
인사팀 업무, 생성형 AI로 얼마나 달라질 수 있을까?
인사팀은 기업 내에서 가장 많은 데이터를 다루는 부서 중 하나입니다. 수많은 직원 정보를 관리하고, 정책을 기획하고, 근태 및 퇴사 정보를 분석하는 등 반복적이면서도 정형화된 업무가 대부분이죠. 즉, 그만큼 효율화 여지가 많은 부서라는 뜻이기도 합니다.
이번 글에서는 포텐스닷 기업교육과 함께 인사팀이 생성형 AI와 자동화 기술을 활용해 실제로 도출해낸 유즈케이스를 통해 어떻게 업무 개선을 이뤄냈는지를 유형별로 정리해보았습니다.
1. 엑셀 VBA를 활용한 업무 자동화 유즈케이스
① 조직 관리 자동화
A사의 인사팀은 매월 조직개편에 따른 조직도를 갱신하고 이를 다양한 보고서와 시스템에 반영하는 데 많은 시간을 쓰고 있었습니다. 수작업 중심의 이 업무는 오류 가능성도 높고, 변경 사항 반영이 지연되는 경우도 많았습니다.
이를 개선하고자 Excel VBA를 활용해 조직 데이터를 자동으로 불러오고 변경 사항만 업데이트 되도록 자동화했습니다. 조직별 구분, 인원, 직책 등 핵심 정보를 정제하여 매크로 기반의 템플릿에 반영하는 방식으로 구현했죠.
그 결과, 매월 4시간 이상, 연간 48시간의 업무 시간이 절감되었습니다. 이는 근무일 기준 약 1주일에 해당하며, 인사담당자는 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하게 되었습니다.
② 채용 지원 이메일 자동 분류
B사 인사팀은 다양한 채용 경로를 통해 접수되는 이메일을 수작업으로 분류하고 확인해야 했습니다. 특히, 복수의 채용 포지션에 대해 반복적으로 동일한 안내를 하다 보니 비효율이 누적되었습니다.
이들은 Outlook VBA와 Excel을 연동해 메일 제목과 본문 내용을 기반으로 하는 자동 분류 시스템을 만들었습니다. 채용 포지션, 후보자 응답 유형 등을 파악해 자동으로 목록화하고, 필요한 경우만 수작업으로 대응하도록 구성했습니다.
결과적으로 월 평균 1.5시간, 연간 18시간의 시간 절감이 가능해졌고, 반복 업무의 비중을 줄이며 실무 피로도를 낮출 수 있었습니다.
2. Python을 활용한 업무 자동화 유즈케이스
① 퇴사자 데이터 분석 자동화
C사 인사팀은 매월 퇴사자 면담을 통해 이직 사유를 수집하고 있었지만, 이 데이터를 정리하고 유형화하는데 많은 수작업이 필요했습니다. 특히, 보고서 작성을 위한 텍스트 응답을 분석하는 데에 많은 시간이 소요되었고, 해석의 일관성도 확보하기 어려웠습니다.
이들은 생성형 AI를 활용해 Python과 API를 연동하여 퇴사자 응답 데이터를 자동으로 분류하고 주요 키워드 및 감정 분석을 실행하는 파이프라인을 구축했습니다. 사유 유형별로 분류된 결과는 자동으로 리포트 형태로 정리까지 되어, 경영진 보고용으로도 활용 가능했습니다.
이를 통해 월 평균 10시간, 연간 120시간의 시간 절감 효과를 거두었으며, 눈에 띄는 생산성 향상으로 이어졌습니다. 또, 데이터 기반의 인사이트 제공이 가능해졌다는 점에서 전략적 HR의 기반이 마련됐다고 평가했습니다.
② 근태 데이터 연계 자동화
D사 인사기획팀은 근태 시스템에서 내려받은 데이터를 인사 관련 문서나 리포트에 활용하고 있는데요. 같은 데이터임에도 불구하고, 여러 자료에 다양한 형태로 활용해야 했기에 반복적으로 정제, 복사, 붙여넣기를 해야 했죠.
이를 해결하고자 생성형 AI와의 협업을 통해, Python으로 근태 시스템에서 내려받은 데이터를 자동으로 정제하고, 정해진 템플릿에 맞춰 리포트를 자동 생성하도록 했습니다. 더 나아가, 사내 시스템에 업로드하는 것까지 자동화하여 사람이 개입할 요소를 최소화했습니다.
그 결과, 반복 작업에서 벗어나 기획 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경을 마련하였고, 월 3.5시간, 연간 42시간의 업무 효율을 높일 수 있었습니다.
유즈케이스 : 교육을 생산성 향상으로 이어주는 매개체
이번 사례들은 생성형 AI가 인사팀의 다양한 업무에서 즉각적이고 가시적인 성과를 만들어낸다는 것을 보여줍니다. 하지만 이 모든 변화의 핵심은 기술 자체가 아니라 현업 실무자가 문제를 정의하고, 도구를 활용할 수 있는 역량에 달려 있습니다.
교육을 통해 실질적인 생산성 향상 성과를 만들기 위해서는 단순한 툴 소개를 넘어, 실질적인 실무 적용 사례를 도출할 수 있도록 현업과 연결된 학습 경험을 설계하는 것이 중요합니다. 이러한 사례 중심의 교육은 그 성과가 개인의 성장에서 그치지 않고, 조직 전체의 생산성 향상으로 이어지는 핵심 요소입니다.