생성형 AI를 활용한 기업 생산성 향상 5단계

최근 글에서 우리는 생성형 AI로 기업의 생산성을 높이는 두 가지 방법에 대해 탐구했습니다. 이러한 기술의 도입은 단순히 기술적 측면을 넘어, 조직 구성원 각자가 이를 어떻게 활용할 수 있는지에 대한 이해를 요구합니다. 이번 글에서는 HRD 담당자가 자신의 역할을 보다 효과적으로 수행하기 위해, 생성형 AI를 기업 내에서 효과적으로 전파할 수 있는 구체적인 다섯 단계를 소개하겠습니다. 이 과정은 생성형 AI를단순한 기술적 습득을 넘어 조직 문화의 일부로 자리 잡게 하는 방법에 중점을 두고 있습니다.

단계 1: 인식의 제고와 상상력의 확대

생성형 AI를 활용하는 데 있어 가장 큰 걸림돌은 임직원들이 가진 상상력의 부족입니다. 때문에, 기업 내 모든 직원이 생성형 AI의 잠재력을 인식하고, 다양한 적용 가능성을 상상할 수 있도록 하는 것이 가장 중요한 첫 걸음입니다. 생성형 AI를 통한 생산성 향상에는 제약이 없다는 점을 이해하고, 자신의 업무와 조직에 어떻게 적용될 수 있는지를 스스로 상상하게 만드는 것이 단계 1의 목표입니다.

이를 위해 HRD 담당자는 기본적인 생성형 AI 리터러시 교육을 제공해야 합니다. 이 교육은 생성형 AI의 개념과 그 활용 사례를 소개하는 것을 포함하며, 직원들이 기술에 대한 두려움을 극복하고 새로운 도구를 업무에 적용할 수 있는 자신감을 가지게 합니다.

또한, 다양한 적용 가능성을 상상할 수 있도록 다양한 산업과 부서에서의 성공 사례를 공유하는 것이 중요합니다. 구체적인 사례를 보여주는 것은 직원들로 하여금 생성형 AI가 자신들의 업무에 어떻게 기여할 수 있는지에 대한 구체적인 그림을 그릴 수 있도록 합니다. 이 단계를 통해 조직 내에서 생성형 AI에 대한 긍정적 인식을 확산시키고, 기술 도입에 대한 적극적인 참여를 유도할 수 있습니다.

단계 2: 워크플로우 분석을 통한 도입 지점 도출

두 번째 단계는 '워크플로우 분석'입니다. 워크플로우 분석이 없거나 그 분석이 업무의 행동 단위로 분석되지 않으면 비효율이 발생하고 있는 업무의 단계가 어디인지 파악할 수 없고, 따라서 생성형 AI가 적용될 수 있는 부분이 어디인지 알 수 없습니다. 또한, 비효율이 발생하는 업무의 성격이 자동화를 통해 생산성을 높여야 하는 것인지, 아니면 생성형 AI가 업무를 대신 수행하게 함으로써 생산성을 높여야 하는 것인지를 판단할 수 없습니다.

이러한 이유로 생성형 AI를 통해 기업의 생산성을 높이기 위해서는 Workflow 분석이 필수적입니다. 여기서 말하는 Workflow 분석이란, 단순히 업무의 흐름을 보는 것이 아니라 실무자가 업무를 수행할 때 발생하는 모든 행동 단위를 세분화하여 분석하는 것을 의미합니다. 예를 들어 교육 담당자가 특정 교육의 신청자를 확인하기 위한 프로세스를 생각해봅시다:

1. 관리자 페이지에 접속합니다.
2. 로그인을 위해 ID와 비밀번호를 입력합니다.
3. 신청자 리스트를 다운로드할 수 있는 페이지로 이동합니다.
4. 리스트를 다운로드하려는 교육을 클릭합니다.
5. 교육 신청자 리스트 다운로드 버튼을 눌러 다운로드합니다.
6. 해당 파일을 엑셀로 오픈합니다.

이와 같이 업무를 세부 행동 단위로 나누어 분석함으로써, 그 중에서도 반복적이고 시간이 많이 소요되는 작업을 식별할 수 있습니다. 또, 워크플로우 분석을 통해 자동화가 필요한 영역은 생성형 AI를 통해 업무를 자동화할 수 있습니다. 뿐만 아니라, 백지에서부터 시작해야 해서 시간이 많이 소요되었던 업무들은 생성형 AI가 대신 수행하게 하고, 이를 검토하는 방식으로 업무를 수행함으로써 생산성을 높일 수 있습니다. 따라서, 이 단계에서는 세부적인 워크플로우 분석과 함께 도입 가능성에 대한 타당성 검토도 병행하여 AI가 업무 효율성을 극대화할 수 있는 방안을 모색해야 합니다.

단계 3: 적절한 생성형 AI 도입 및 활용

다음은 워크플로우 분석에서 도출된 업무자동화 및 업무고도화 과업을 실무자가 생성형 AI를 통해 수행할 수 있도록 실습 기반의 PBL(Project-Based Learning) 교육을 제공하는 단계입니다. 업무자동화와 업무고도화는 교육을 통해 학습시켜야 하는 스킬과 태도의 목표가 각각 다르기 때문에 분리하여 기획이 필요합니다.

업무자동화 스킬 학습의 목표는 ‘생성형 AI를 활용한 업무 자동화 봇을 제작할 수 있게 하는 것’이며, 태도 학습의 목표는 ‘업무 자동화에 대한 혁신적인 사고 및 창의적인 접근을 할 수 있도록 하는 것’입니다. 실무자들은 이 목표를 달성하기 위해 자동화된 도구를 직접 만들어보고, 이를 통해 업무를 효율적으로 처리하는 방법을 배우게 됩니다.

업무고도화 스킬 학습의 목표는 ‘자신의 업무를 고도화하는 데 필요한 GPTs를 스스로 만들고, 업무 요구에 맞춰서 프롬프트를 조정하고 개선할 수 있는 능력’이며, 태도 학습의 목표는 ‘자신의 업무를 고도화하기 위해 혁신적으로 사고하고, 지속적으로 학습하려는 의지를 갖게 하는 것’입니다.

실무자들이 자신의 업무를 보다 효율적이고 효과적으로 수행할 수 있도록 돕는 이 교육은 생성형 AI를 활용한 고급 작업 수행 능력을 배양하는 데 중점을 둡니다. PBL 방식의 교육은 실습을 통해 생성형 AI를 활용하는데 필요한 스킬을 학습하고, 이를 통해 업무에 직접 적용할 수 있는 능력을 기르는 것을 목표로 합니다. 따라서 실습 과제가 실무자의 실제 업무와 연관도가 높을수록 학습 효과가 극대화되기 때문에 이에 대한 고민이 필요한 단계입니다.

단계 4: 변화관리 수행

생성형 AI를 통해 우리 조직의 생산성을 높이는 것은 단순히 새로운 스킬을 교육하는 것이 아니라 일하는 방식을 변화시키는 변화관리의 과정입니다. 단계 1~3에서 조직 구성원의 상상력을 키우고, 필요성을 인지시키고, 필요한 스킬에 대한 교육이 이루어졌다면, 이제는 이러한 변화를 통해 성공한 사례를 전파해야 합니다. 이를 통해 조직 전체가 생성형 AI를 활용한 새로운 일하는 방식을 점차적으로 받아들일 수 있도록 해야 합니다.

이를 위해 먼저 워크플로우 분석으로 생산성을 개선할 수 있는 지점을 찾고, 생성형 AI를 통해 생산성을 높이고 있는 성공 사례를 조직 내에 지속적으로 공유해야 합니다. 이러한 성공 사례는 직원들에게 실질적인 변화를 보여줌으로써 변화의 필요성과 그 효과를 명확히 이해할 수 있게 합니다.

또한, 이러한 시도를 리더들이 높게 평가하고 있다는 메시지를 전달하기 위해 HR적인 제도와 장치를 마련하는 것이 중요합니다. 이는 직원들이 변화를 긍정적으로 받아들이고, 새로운 기술을 활용하는 방법을 배우도록 지원할 수 있습니다. 팀 워크샵과 같은 활동은 직원들이 협력하고 학습하며 변화를 수용하는 분위기를 조성할 수 있습니다.

변화관리 단계는 기술 도입이 원활하게 이루어지고, 조직 내 모든 구성원이 새로운 업무 방식을 수용하도록 하는 데 필수적입니다. 리더들의 지지를 통해 변화에 대한 자신감을 갖게 하고, 조직 전체가 생성형 AI를 활용한 혁신을 지속적으로 추구할 수 있게 됩니다.

단계 5: 지속적인 반복

앞서 말했듯 생성형 AI를 통한 일하는 방식의 변화는 조직의 변화관리 관점에서 접근해야 합니다. 따라서 1~4단계를 일회성으로 끝내는 것이 아니라, 조직이 생성형 AI를 활용하여 업무를 수행하는 것이 당연하게 받아들여지고, 생산성 개선이 필요한 지점을 스스로 찾고 개선하는 것이 자연스러운 문화로 자리잡을 때까지 지속해야 합니다. 다시 말해, AI 도입과 활용이 조직 문화의 일부분으로 자연스럽게 통합되도록 하는 것이 중요합니다. 이를 위해서는 지속적인 교육과 훈련, 주기적인 평가와 피드백을 바탕으로 AI 활용의 효과를 모니터링하고 개선점을 찾아나가야 합니다. 지속적인 반복과 개선이 이루어지는 문화는 조직 전체의 생산성을 지속적으로 높이고, 혁신을 촉진할 수 있을 것입니다.

생성형 AI를 기업에 도입하여 생산성을 높이는 과정은 단순한 교육의 문제가 아니라 변화관리의 문제입니다. 효과적인 교육에만 집중할 것이 아니라, 우리의 조직이 어떻게 하면 생성형 AI를 받아들이고, 일상의 실무에서도 자연스럽게 활용하여 생산성을 높이기 위한 노력이 개개인의 실무자들로부터 나오게 할 것인지를 고민하는 것이 중요합니다. 이는 전사적인 변화관리 전략을 요구하며, 지속적인 교육, 커뮤니케이션, 그리고 조직 내 변화에 대한 인식을 증진하는 데 중점을 두어야 합니다. 때문에 HRD 담당자는 AI 도입이 단순한 기술적 변화가 아닌 조직 문화의 변화로 이어지도록 선도적인 역할을 해야 할 것입니다.